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索 引 號: 007566488/2019-00635 主題信息: 其他
發文單位: 自治區住房和城鄉建設廳 生成日期: 2019年12月16日
文件名稱: 自治區住房城鄉建設廳關于印發《廣西壯族自治區住房城鄉建設系統行政執法全過程記錄管理制度》等4個制度文件的通知(桂建督〔2019〕20號)
文    號: 桂建督〔2019〕20號 關 鍵 詞:
自治區住房城鄉建設廳關于印發《廣西壯族自治區住房城鄉建設系統行政執法全過程記錄管理制度》等4個制度文件的通知(桂建督〔2019〕20號)
2019-12-16 09:12   來源:廣西住房城鄉建設廳網
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桂建督〔2019〕20號

  

各設區市住房城鄉建設局、城管局(委),南寧市市政和園林局,柳州市、桂林市林業和園林局,北海市綜合行政執法局、市政局,崇左市城鄉綜合執法局,玉林市園林服務中心,各住房公積金管理中心(分中心):

    為貫徹落實《國務院辦公廳關于全面推行行政執法公示制度執法全過程記錄制度重大執法決定法制審核制度的指導意見》(國辦發〔2018〕118號)等文件精神,規范全區住房城鄉建設系統行政執法全過程記錄工作,提升依法行政水平,在廣泛征求、聽取全區住房城鄉建設系統各單位意見的基礎上,我廳組織制定了《廣西壯族自治區住房城鄉建設系統行政執法全過程記錄管理制度》、《廣西壯族自治區住房城鄉建設系統行政執法人員規范用語指引》、《廣西壯族自治區住房城鄉建設系統行政執法案卷歸檔管理制度》、《廣西壯族自治區住房城鄉建設系統行政執法調查取證工作指南》等4個制度文件。現印發給你們,請結合業務實際認真遵照執行。請各單位在執行過程中注意總結工作經驗,及時反饋遇到的問題,我廳將適時予以修訂完善。

 

 

廣西壯族自治區住房和城鄉建設廳

2019年12月16日

 


 

廣西壯族自治區住房城鄉建設系統行政執法全過程記錄管理制度

 

第一章  總  則

    第一條  為推進全區住房城鄉建設系統行政執法全過程記錄工作,規范行政執法行為,實現執法全程留痕、可追溯,促進嚴格、規范、公正、文明執法,保障當事人合法權益,根據《中華人民共和國行政訴訟法》、《中華人民共和國行政處罰法》等法律、法規的規定以及《國務院辦公廳關于印發推行行政執法公示制度 執法全過程記錄制度重大執法決定法制審核制度試點工作方案的通知》(國辦發〔2017〕14號)的規定,結合全區住房城鄉建設系統工作實際,制定本制度。

    第二條  本制度所稱廣西壯族自治區住房城鄉建設系統行政執法全過程記錄(以下簡稱“行政執法全過程記錄”),是指全區住房城鄉建設系統各級行政執法機關(以下簡稱“行政執法機關”)依法實施行政檢查、行政處罰、行政強制等行政行為,對執法程序啟動、調查取證、審查決定、送達執行、歸檔管理等各個階段所進行的跟蹤記錄活動。

    第三條  行政執法全過程記錄應當堅持依法、全面、客觀、公正的原則。

    第四條  行政執法全過程記錄包括文字記錄和音像記錄形式。文字記錄方式是指采用紙質文件或電子文件形式對行政執法活動進行全過程記錄的方式。音像記錄方式是指通過照相機、錄音機、攝像機、執法記錄儀、視頻監控等記錄設備,實時對行政執法全過程進行記錄的方式。

    第五條  行政執法機關應當加強行政執法信息化建設,促進數字化信息共享。根據執法需要配備執法記錄儀、數據管理終端等執法記錄設備和音像資料傳輸、存儲等設備。

    行政執法機關根據需要設立詢問室或聽證室等音像記錄場所。

    第六條  行政執法機關應當將執法文書作為全過程記錄的基本形式,根據行政執法行為的種類、性質、流程等規范執法文書的制作,并適用統一的行政執法文書格式文本,推行行政執法文書電子化。

    第七條  行政執法過程中有下列情形的,應當進行全過程音像記錄:

    (一)實施查封、扣押等行政強制措施;

    (二)實施證據先行登記保存;

    (三)實施行政強制執行;

    (四)當事人或者現場其他人員出現阻礙執法、妨礙公務等行為;

    (五)處置重大突發事件、群體性事件;

    (六)其他需要全過程音像記錄的情形。

    全過程音像記錄一般采用視音頻記錄。

    第八條  行政執法機關在行政執法過程中應當通過制作執法文書、使用音像設備等方式,對現場執法檢查、案源登記、立案、調查取證、案件審查、事先告知、聽取陳述申辯、聽證、處理決定、送達、執行、催告、申請法院強制執行、結案等行政執法各個環節進行全面記錄。

    行政執法過程中有下列情形的,根據實際情況進行音像記錄:

    (一)現場處置投訴舉報;

    (二)實施現場檢查(勘驗);

    (三)抽樣取證;

    (四)實施簡易程序行政處罰;

    (五)舉行聽證;

    (六)執法文書送達;

    (七)其他需要音像記錄的情形。

第二章  音像記錄管理制度

    第九條  行政執法人員進行音像記錄的,應當事先告知行政相對人,告知的規范用語應當包含“我們是XX行政執法機關執法人員,依法執行公務,本次行政執法活動將進行全過程錄音錄像,請您配合”的意思表示。

    全過程音像記錄應當重點攝錄以下內容:

    (一)執法現場環境;

    (二)當事人和證人等現場人員的體貌特征和言行舉止;

    (三)涉案物品及其主要特征,以及其他可以證明違法行為的證據;

    (四)行政執法人員開展現場調查,送達法律文書和對有關財物采取措施等情況;

    (五)其他應當記錄的重要內容。

    第十條  行政執法人員進行全過程音像記錄時,應當對行政執法過程進行全程不間斷記錄,自實施行政執法行為時開始,至行政執法行為結束時停止。全過程音像記錄過程中因設備故障、損壞,天氣情況惡劣或者電量、存儲空間不足等客觀原因而中止記錄的,重新開始記錄時應當對中斷原因進行語音說明。確實無法繼續記錄的,應當立即向所在行政執法機關負責人報告,并在事后書面說明情況。

    第十一條  行政執法機關對行政執法案件辦理過程中形成的文字記錄,應當按照行政執法案卷管理制度的有關規定進行制作、使用、管理,確保所有行政執法案件有案可查,并積極探索建立數字化記錄信息歸檔管理制度。

    第十二條  行政執法機關應當建立健全行政執法音像記錄管理制度,明確行政執法音像記錄的設備配備、使用規范、記錄要素、存儲應用、監督管理等要求,并研究制定行政執法行為用語指引,指導行政執法人員規范、文明開展音像記錄。

    第十三條  音像記錄制作完成后,行政執法人員應當在2日內將信息儲存至專用存儲設備或者城管執法網上辦案系統。音像記錄保存期限原則上不少于6個月。對于與當事人已產生糾紛和爭議的、作為行政處罰或行政強制案件證據使用的、處置重大突發事件、群體性事件的,應當按照檔案管理的有關法律法規規定,采取刻錄光盤、使用移動儲存介質等方式永久保存。

第三章  記錄信息調閱監督制度

    第十四條  當事人申請查閱、復制行政執法全過程記錄相關信息的,應當經行政執法機關負責人批準并辦理相關登記手續。

    第十五條  行政執法機關應當建立健全記錄信息調閱監督制度,做到可實時調閱,切實加強監督,確保行政執法文字記錄、音像記錄規范、合法、有效。

    第十六條  行政執法機關應當充分發揮全過程記錄信息對案卷評查、執法監督、評議考核、輿情應對、行政決策和健全社會信用體系等工作的積極作用,善于通過統計分析記錄資料信息,發現行政執法薄弱環節,改進行政執法工作,依法公正維護行政執法人員和行政相對人的合法權益。

    第十七條  行政執法機關應當將行政執法全過程記錄制度的實施情況納入法治政府建設工作考評,通過行政執法檢查、行政執法案卷評查等方式,對行政執法全過程記錄工作進行監督。

    第十八條  任何單位和個人不得剪接、刪改原始音像資料,未經批準不得擅自對外提供或者通過互聯網及其他傳播渠道發布行政執法音像資料。

    行政執法音像資料涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私的,應當按照有關法律法規的要求予以保密。

    第十九條  對違反本規定,具有下列情形之一的,應當依照有關規定,追究相關單位和人員的責任:

    (一)不記錄或者不按要求記錄行政執法全過程的;

    (二)違反規定泄露行政執法記錄信息造成嚴重后果的;

    (三)行政執法不規范或不文明引發網絡、媒體負面輿情或引發群眾信訪、投訴造成嚴重后果的;

    (四)故意毀損,隨意刪改行政執法全過程記錄文字或者音像信息,弄虛作假的;

    (五)不按規定儲存或者維護致使行政執法記錄信息損毀、丟失,造成嚴重后果的;

    (六)其他違反行政執法全過程記錄規定,造成嚴重后果的。

    第二十條  本制度由廣西壯族自治區住房和城鄉建設廳負責解釋。

    第二十一條  本制度自印發之日起施行。


 

廣西壯族自治區住房城鄉建設系統行政執法人員規范用語指引

 

    為規范全區住房城鄉建設系統行政執法人員(以下簡稱“行政執法人員”)執法行為,樹立依法行政、文明執法的執法形象,不斷提升全區行政執法人員文明素養和規范化管理水平,根據《中華人民共和國行政處罰法》、《中華人民共和國行政強制法》、《城市管理執法辦法》和《城市管理執法行為規范》等法律法規規章的規定,制定本指引。

    一、行政執法人員依法履行職責時,言行舉止應當符合法律、法規、規章的有關規定,遵守關于公職人員儀表風紀的有關規定,做到衣著整潔、大方得體、儀表端莊、儀容嚴整、姿態良好、行為規范、服務熱情、辦事公正、言語得體。

    二、行政執法人員在接待群眾、解答咨詢、受理申請時,應當做到:

    (一)首問負責,熱情接待,認真記錄,耐心解答;

    (二)不屬于本機關職責范圍的,即時告知當事人向有權受理機關咨詢、申請、反映;

    (三)屬于本機關職責范圍的,應當及時解答、辦理,并在法定或者承諾時限內回復;

    (四)方便群眾,嚴格履行一次性告知的規定;

    (五)不得濫用職權,不得超越職權。

    三、行政執法人員在進行執法檢查、調查時,應當做到:

    (一)適用一般程序,進行執法檢查、調查時,除法律另有規定外,行政執法人員不得少于兩人;

    (二)敬禮或致意,出示行政執法證件,表明身份,說明來意和執法依據,要求當事人予以配合;

    (三)檢查物品、場所時,應當有當事人或者見證人在場,依法有序進行。輕拿輕放物品,不得亂翻亂扔,不得損壞當事人財物;

    (四)詢問當事人時,應當嚴肅認真,不得詢問與檢查無關的內容,不得采取誘導、壓制的方式進行;

    (五)注重宣傳教育,加強指導,不得有激化矛盾的言行舉止。

    四、行政執法人員在履行公務時,應穿著本機關配發制式服裝,除有特殊工作需要外,工作期間應當著制式服裝。制式服裝應當配套穿著,不得與便服混穿;無統一制式服裝的,衣著應當大方得體。

    五、行政執法人員在履行公務時,儀容方面應當做到保持頭發整潔,不得染彩發;不得紋身、化濃妝、染彩色指甲;不得佩帶各種奇形及迷信飾物。

    六、行政執法人員在履行公務時,體態舉止方面應當做到:

    (一)站姿應當挺胸、收腹,不得勾肩搭背;

    (二)坐姿應當保持上身端正,不得仰臥、斜躺、翹腿、抖腿、席地而坐;

    (三)走姿應當抬頭、挺胸、收腹;

    (四)不得袖手、背手和將手插入衣袋;

    (五)不得嬉笑打鬧、高聲喧嘩;

    (六)不得飲酒、打架斗毆。

    七、行政執法人員在依法履行職責時,一般使用普通話,也可以根據執法對象情況,使用容易溝通的語言。同時,應當做到談吐文明、語氣親和、用詞恰當、禮貌待人,禁止使用具有侮辱性、訓斥性的語言。

    八、對待服務對象要使用“您好”、“請”、“對不起”、“謝謝”、“再見”等文明執法規范用語。

    (一)接聽電話規范用語:

    ⒈ 您好,XX(單位名稱),請問您有什么事?

    ⒉ 對不起,您咨詢(反映)的問題不屬于本機關的職權范圍,請您直接向XX機關咨詢(反映)。

    ⒊ 對方找本人:我就是,請問有什么事?

    ⒋ 對方要找的人不在:對不起,您要找的人暫時不在,請您稍后再來電話或者等他回來,我讓他給您回電話,方便的話,我也可以代為轉達。

    ⒌ 請稍等,我記錄一下,請講。

    ⒍ 您反映的問題,我們已記錄下了,請留下您的電話號碼,我們將在X日內給您回復。

    ⒎ 再見,如果您還有不清楚之處,可以隨時打電話(或再來)。

    ⒏ 不能立即答復對方:對不起,這件事要請示(研究)一下,我會盡快答復您。

    (二)接待辦事人員規范用語:

    ⒈ 您好,請問您要辦什么事?

    ⒉ 請進,您好,您請坐,請問您有什么事?

    ⒊ 請稍等,我給您查(找)一下。

    ⒋ 您要辦的事,需要具備XX條件,準備XX材料(原件、復印件),按照XX程序辦理,這是我們印制的告知單,請您按照告知單上的內容準備材料。

    ⒌ 您提供的材料齊全有效,可以辦理,請稍候。

    ⒍ 對不起,您提供的材料不全,缺少XX(材料名稱或份數),請您補齊后再來,好嗎?

    ⒎ 您的材料我們收下了,這是受理憑證,請收好,我們將依法進行審查,并在X日內通知您辦理結果。

    ⒏ 對不起,您要辦理的事項不屬于本機關的職權范圍,請您直接到XX機關辦理。

    (三)接待群眾來訪規范用語:

    ⒈ 來訪登記:請填寫“來訪登記表”。

    ⒉ 有人來訪:(起立)您好,請坐。

    ⒊ 詢問來意:請問有什么事(找哪位)?

    ⒋ 了解來意后:這事由我辦理,請您談談詳細情況(請問帶齊資料了嗎?)。

    ⒌ 對方要找的人不在:他有事外出,您有辦法跟他取得聯系嗎?或者有什么需要轉告的嗎?

    ⒍ 經辦人不在:經辦的同志現在不在,請留下聯系方式或請您改日再來。

    ⒎ 接訪人在忙別的事:對不起,我現在正在辦理一件急件,請您稍候。

    ⒏ 對方要辦的事不屬本部門管轄:您要辦的事不屬于本部門管理,由XX部門負責,請直接到那里聯系(指明路徑)。

    ⒐ 了解情況完畢:請留下姓名、聯系電話,我們會盡快將調查處理結果通知您。

    ⒑ 來訪者告辭:(起立)您慢走,再見!

    (四)執法檢查規范用語:

    ⒈ 您好,我們是XX機關的行政執法人員XXX、XXX,今天要對XX情況進行執法檢查,這是我們的執法證件,請您配合我們做好檢查工作,謝謝您的支持。

    ⒉ 您好,請您出示XX證件、材料。

    ⒊ 您好,我們是XX機關的行政執法人員XXX、XXX(出示證件),現就XX問題向您詢問,請您如實回答,您聽清楚了嗎?

    ⒋ 您好,這是《XX通知書》,請您在X月X日到X地就XX情況接受我們的調查,并提供XX材料。

    ⒌ 請您核對檢查(詢問、調查)筆錄,如無誤,請您在此處簽署“以上筆錄經本人核對記錄屬實”的意見和您的名字和日期,如有誤,我們將予以更正。

    ⒍ 您好,通過檢查,我們發現您(單位)存在以下違法事實,請在X日內予以改正,我們將根據調查情況作進一步處理。

    ⒎ 要求被檢查人在調查表上簽名:請確認事實無誤并簽名,謝謝!

    ⒏ 找被檢查單位現場負責人了解情況:我們想了解XX方面的情況,請您介紹一下,謝謝!

    ⒐ 要求檢查現場:請您帶我們到現場檢查一下,謝謝!

    ⒑ 告知被檢查單位違法事實:經檢查,您(單位)存在以下幾個方面的問題。

    ⒒ 要求被檢查單位代表在現場調查筆錄上簽名:請您看一看我們制作的現場調查筆錄,如無疑問,請在每頁上寫上“以上看過,情況屬實”,并在被檢查人一欄簽名。

    ⒓ 要求停止違法行為:您(單位)正在進行的XX行為違反了XX法律(法規、規章)第XX條XX款的規定,由于現場無有效特許證明,請立即停止違法行為。

    ⒔ 扣留工具:您(單位)正在進行的XX行為違反了XX法律、法規、規章第XX條XX款的規定,現依據XX法律(法規、規章)第XX條XX款的規定,暫扣違法使用的工具。(登記完畢)這是暫扣單,請您(單位)核對,如無誤請簽字,自您(單位)簽字之日起7日內到我機關接受處理,如逾期不接受處理,我們將對被扣物品依法處理。

    ⒕ 要求被檢查單位按時來我機關接受詢問調查:請帶齊資料按時來我機關接受詢問調查,如有疑問,請撥打我機關的電話號碼(預先告知),謝謝!

    (五)處罰、送達規范用語:

    ⒈ 您好,我們是XX機關的行政執法人員XXX、XXX(出示證件),您(單位)的XX行為違反了《XX法》第X條第X款的規定,根據《XX法》第X條第X款規定,我們擬對您(單位)作出XX處理,您(單位)有權進行陳述和申辯(依照法律規定,您(單位)可以在X日內向我機關申請聽證,逾期視為放棄聽證)。

    ⒉ 您好,這是《XX執法文書》,請您(單位)收好并在送達回證上簽字,謝謝合作。

    ⒊ 您好,這是《XX執法文書》,由于您(單位)拒絕簽字接收,依照法律規定,這是XXX,我們將請他作為見證人,通過留置送達方式進行送達。

    ⒋ 您好,這是《XX繳款書》,請收好。請在XX日內到XX交納罰款,逾期不交,我們將對您(單位)作出XX的處理。

    (六)強制措施、強制執行規范用語:

    ⒈ 您好,為了查清XX案情,依照《XX法》第X條第X款規定,我們將對XX物品進行先行登記保存(查封、扣押、抽樣取證),這是《XX執法文書》和《物品清單》,請您(單位)核對,如無誤,請簽字,我們將在X日內作出處理決定,謝謝您(單位)的配合。

    ⒉ 您好,依照《XX法》第X條第X款規定,我們將對已經生效的《XX執法文書》有關決定予以強制執行,請您(單位)不要妨礙執行公務,否則將承擔法律責任,謝謝合作。

    (七)路面等方面執勤規范用語:

    ⒈ 向當事人表明身份:(敬禮)您好,我們是XX機關的行政執法人員XXX、XXX(出示證件),我們正在執行公務,請予以配合。

    ⒉ 告知當事人違法事實(簡易程序):經檢查,您的行為違反了XX法律(法規、規章)第XX條XX款的規定。

    ⒊ 告知當事人的申辯、陳述權(簡易程序):根據XX法律(法規、規章)第XX條XX款的規定,我們將對您(單位)的違法行為作出XX的當場處罰決定,您(單位)有權陳述、申辯。

    ⒋ 警誡當事人改正錯誤(簡易程序):希望您(單位)以后提高守法意識,不要再違反XX法律(法規、規章),謝謝!

    ⒌ 收繳罰款(簡易程序):請配合我們的工作,當場繳清罰款,謝謝!如果您(單位)對當場作的行政處罰決定不服,可以依法申請行政復議或提起行政訴訟。

    ⒍ 清理違章現場:請清理完違章現場(恢復原狀)后再離開,謝謝!

    ⒎ 遇到不明真相的群眾阻撓正常執勤時:請大家冷靜聽我的解釋,我們是XX機關的行政執法人員,我們的執法是嚴格依照法律法規規定及法定程序進行的,請你們配合我們的工作,如果對我們的執法行為有異議,可向我機關或XX人民政府反映,謝謝!

    ⒏ 行政執法人員應當禮貌待人,語言文明規范,不得對執法對象使用粗俗、歧視、訓斥、侮辱以及威脅性語言。在當事人情緒激動或有過激言行時,應當冷靜處理,耐心說服,以理服人,不得針鋒相對、激化矛盾。

    九、行政執法機關聘用的執法協管人員從事執法輔助事務參照本指引執行。


 

廣西壯族自治區住房城鄉建設系統行政執法案卷歸檔管理制度

 

    第一條  為規范全區住房城鄉建設系統行政執法臺賬和執法案卷歸檔管理工作,提高依法行政水平和案卷管理質量,保障當事人合法權益,根據《中華人民共和國行政訴訟法》、《中華人民共和國行政處罰法》、《廣西壯族自治區行政執法程序規定》等相關法律法規規章以及國務院辦公廳《關于印發推行行政執法公示制度執法全過程記錄制度重大執法決定法制審核制度試點工作方案的通知》(國辦發〔2017〕14號)的規定,制定本制度。

    第二條  本制度所稱廣西壯族自治區住房城鄉建設系統行政執法案卷,是指全區住房城鄉建設系統各級行政執法機關(以下簡稱“行政執法機關”)在行政執法活動中形成的、能反映案件真實情況、有保存價值的各種文字、圖標、聲像、證物等不同形式的材料。

    行政執法案卷分為簡易程序案卷和一般程序案卷。

    第三條  行政執法機關應當按照本制度要求,及時對行政執法文書材料進行收集、整理、立卷,并定期歸檔。行政執法機關應當建立健全行政執法案卷管理制度,確保案卷管理完整、安全。

    第四條  一般程序案件為一案一卷,案情重大、復雜或材料過多時可一案多卷或者分正卷和副卷。案件卷宗由卷宗封面、卷內目錄、卷宗材料和卷內備考表組成。

    案卷封面“案名”應當由當事人和違法行為定性兩部分組成,例如:關于XXX未取得施工許可證擅自施工案。

    卷內目錄應當包括序號、材料名稱、頁號和備注等內容,按卷內文書材料排列順序逐件填寫。

    備考表應當填寫卷中需要說明的情況,并由立卷人、檢查人簽名。

    第五條  案件文書材料可按照辦案時間順序整理歸檔,或按照行政處罰決定書和送達回證在前,其余文書按辦案時間的順序歸檔。

    不能隨文書裝訂立卷的錄音、錄像等證據材料應當放入證據袋中,并注明錄制內容、數量、時間、地點、制作人等信息,隨卷歸檔。

    第六條  正在辦理中的行政執法案件,案件材料由行政執法機關案件主辦部門指定專人保管。

    當事人申請行政復議和提起行政訴訟或者行政機關申請人民法院強制執行的案卷,可以在案件辦結后附入原卷歸檔。

    第七條  卷內文件材料應當用阿拉伯數字從“1”開始依次編寫頁號;頁號編寫在有字跡頁面正面的右上角和背面的左上角;大張材料折疊后應當在有字跡頁面的右上角編寫頁號;A4橫印材料應當字頭朝裝訂線擺放好再編寫頁號。

    第八條  案卷裝訂前要做好文書材料的檢查。文書材料上的訂書釘等金屬物應當去掉。對破損的文書材料應當進行修補或復制。小頁紙應當用A4紙托底粘貼。紙張大于卷面的材料,應當按卷宗大小先對折再向外折疊。對字跡難以辨認的材料,應當附上抄件。

    第九條  案卷應當整齊美觀固定,不松散、不壓字跡、不掉頁、便于翻閱。

    第十條  案卷歸檔,不得私自增加或者抽取案卷材料,不得修改案卷內容。立卷歸檔符合檔案法的要求。

    第十一條  簡易程序案卷保管期限為5年;一般程序案卷保管期限為30年;重大案件或涉及行政復議、行政訴訟的,保管期限為永久。案件卷宗的具體保管期限應當在卷宗封面予以載明。

    第十二條  案件卷宗應當存放在專用的檔案室,并按不同業務類別分類入柜保存。檔案室內嚴禁吸煙及存放易燃、易爆物品。檔案室的溫度、濕度應達到專業檔案管理的技術標準,并要符合防盜、防火(高溫)、防水(潮濕)、防光、防塵、防蟲、防鼠的要求。

    第十三條  案件卷宗保管費用在年度辦公費用中列支。

    第十四條  行政執法機關應成立檔案鑒定小組,負責對已過保管期限的案件卷宗進行鑒定銷毀。

    經鑒定應予銷毀的案件卷宗,由檔案管理員編制檔案銷毀清冊,行政執法機關分管檔案工作的負責人在檔案銷毀清冊上簽署意見。檔案在銷毀前,相關業務部門應當派員監督,對銷毀清冊所列內容進行清點核對;檔案銷毀后在銷毀冊上簽字確認。檔案銷毀清冊應當永久保存。

    第十五條  行政執法機關應制定案卷查閱管理制度。

    (一)本行政執法機關工作人員因工作需要查閱案卷檔案,可向本單位檔案室查閱,檔案不得帶離檔案室。需復制檔案資料的,報行政執法機關分管檔案工作的負責人批準。

    (二)公安、檢察院、法院、國家安全、紀檢監察、審計等有關單位因工作需要申請查閱、復制案件檔案的,憑單位介紹信及經辦人的有效證件查閱、復制。

    (三)申請查閱、復制或摘抄本單位(人)的行政執法結論性文件的,憑單位介紹信及經辦人的有效身份證件查閱、復制或摘抄。代理律師應提供律師事務所證明、律師執業證。

    (四)申請查閱本單位(人)進入行政復議或者行政訴訟程序后的行政執法案件的證據、依據和其他材料的,按《行政訴訟法》和《行政復議法》的規定執行。

    (五)行政執法案卷檔案除本行政執法機關工作人員經批準借閱外,一律不得外借。行政復議機關和人民法院因復議或訴訟調卷的,以及向人民法院申請強制執行調卷的,按照復議機關或人民法院有關要求辦理。

    (六)申請人查閱、復制已作出行政執法決定而未歸檔的案件檔案,應視情況分別處理。公安、檢察院、法院、國家安全部門、紀檢監察部門等有關單位申請查閱、復制的,由行政執法機關該案件主辦人參照本條第二項辦理。申請人或其代理律師申請查閱本單位(人)或委托人的行政執法結論性文件的,由行政執法機關該案件主辦人參照本規定第三項辦理。

    (七)行政執法決定作出前,行政執法機關承辦部門應妥善保管案卷材料。除案件主辦人、主辦部門負責人、分管主要負責人、行政執法機關主要負責人可查閱外,其他人員一般不得查閱或借閱。

    (八)對查閱的案卷檔案不得擅自拆解、涂改、勾畫、增加或抽取。

    (九)查閱或借閱案卷者應當嚴格遵守保密制度,保守國家秘密和行政執法案件當事人的商業秘密、個人隱私。依申請人申請并經行政執法機關負責人同意復制案卷檔案的,申請人在簽收前,復制件需經負責案卷管理的檔案室工作人員審查。

    第十六條  行政執法案卷實行定期歸檔制度,每季度結束后次月15日前主辦部門應將上一季度已辦結的行政執法案卷整理歸檔后報送檔案室。逾期未報送造成案卷資料遺失等一切后果由主辦部門承擔。

    第十七條  行政執法機關應當加強檔案信息化建設,逐步建立互聯互通的檔案信息網絡和檔案信息資源數據庫。

    第十八條  行政執法機關應當按照國家和自治區的有關規范標準管理電子檔案。

    第十九條  本制度由廣西壯族自治區住房和城鄉建設廳負責解釋。

    第二十條  本制度自印發之日起施行。


 

廣西壯族自治區住房城鄉建設系統

行政執法調查取證工作指南

 

第一章  總  則

    第一條  為規范全區住房城鄉建設系統行政執法調查取證工作,及時有效獲取和固定與案件事實有關的證據,促進依法行政,保障當事人合法權益,根據《中華人民共和國行政訴訟法》、《中華人民共和國行政處罰法》、《中華人民共和國行政許可法》、《中華人民共和國行政強制法》、《最高人民法院關于行政訴訟證據若干問題的規定》、《建設行政處罰程序暫行規定》、《廣西壯族自治區行政執法程序規定》等相關法律法規規章,制定本指南。

    第二條  廣西壯族自治區住房城鄉建設系統各級行政執法機關(以下簡稱“行政執法機關”)及其行政執法人員實施行政執法調查取證等工作,應當遵守本指南。

    第三條  本指南所稱的行政執法調查取證,是指各級行政執法機關及其行政執法人員在開展行政執法活動過程中,針對公民、法人或者其他組織涉嫌違反住房城鄉建設領域相關法律、法規、規章的行為,進行調查和收集有關證據的活動。

    第四條  收集、調取證據應當遵循合法、客觀、全面、及時的原則。

    第五條  行政執法人員對調查取證中涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私或者法律規定的其他應當保密的證據應當保密。

第二章  證據的種類和基本要求

    第六條  行政執法人員應當依法收集與案件有關的證據,證據包括以下幾種:

    (一)書證;

    (二)物證;

    (三)視聽資料;

    (四)電子數據;

    (五)證人證言;

    (六)當事人的陳述;

    (七)鑒定意見;

    (八)現場勘驗檢查筆錄。

    以上證據經審查屬實,才能作為認定案件事實的根據。

    第七條  書證應當收集原件。原本、正本和副本均屬于書證的原件。收集原件確有困難的,可以收集與原件核對無誤的復印件、照片、節錄本。收集由有關單位保管的書證原件的復制件、影印件或者抄錄件的,應當注明出處,經該單位核對無異議后加蓋其印章。收集報表、圖紙、會計賬冊、專業技術資料、科技文獻等書證時,對需要解釋說明的,應當附說明材料。

    第八條  物證應當收集原物。收集原物確有困難的,可以收集與原物核對無誤的復印件或者證明該證物的照片、錄像等其他證據;原物為數量較多的種類物的,可以收集其中一部分。

    第九條  視聽資料應當收集有關資料的原始載體;收集原始載體確有困難的,可以收集復制件,并注明制作方法、制作時間、制作人和證明對象等;聲音資料應當附有該聲音內容的文字記錄。視聽資料包括錄音資料和錄像資料。

    第十條  電子數據應當收集原始存儲介質。收集原始存儲介質確有困難,可以提取電子數據,但應當在筆錄中注明不能扣押原始存儲介質的原因、原始存儲介質的存放地點或者電子數據的來源等情況,以驗證電子數據完整性。無法提取電子數據的,可以采取打印、拍照或者錄像等方式固定相關證據,并在筆錄中說明原因。電子數據是指案件發生過程中形成的,以數字化形式存儲、處理、傳輸的,能夠證明案件事實的數據。

    電子數據包括但不限于下列信息、電子文件:

    (一)網頁、博客、微博客、朋友圈、貼吧、網盤等網絡平臺發布的信息;

    (二)手機短信、電子郵件、即時通信、通訊群組等網絡應用服務的通信信息;

    (三)用戶注冊信息、身份認證信息、電子交易記錄、通信記錄、登錄日志等信息;

    (四)文檔、圖片、音視頻、數字證書、計算機程序等電子文件。

    第十一條  證人證言應當注明日期,寫明證人的姓名、性別、年齡、聯系電話、通訊住址等基本情況并簽名;不能簽名的,應當以蓋章等方式證明,并應當附有居民身份證復印件等證明證人身份的文件。

    第十二條  鑒定意見應當載明委托人和委托鑒定的事項、向鑒定部門提交的相關材料、鑒定的依據和使用的科學技術手段、鑒定部門和鑒定人鑒定資格的說明,并應有鑒定人的簽名和鑒定部門的蓋章。通過分析獲得的鑒定意見,應當說明分析過程。

    第十三條  現場勘驗檢查筆錄應當載明現場勘驗檢查的時間、地點、對象、內容、結果,經當事人或其代理人核對無誤后,由勘驗檢查人、當事人或其代理人、見證人簽名。

    第十四條  調查、收集的證據涉及專門性問題的,相關行政執法機關應提交法定部門進行鑒定。

第三章  證據的收集和制作

    第十五條  行政執法人員調查收集的證據應當真實、客觀,與案件事實有關聯,并依法取得。以違反法律禁止性規定或者侵犯他人合法權益的方法取得的證據,不能作為認定案件事實的依據。

    第十六條  行政執法機關執法人員進行調查、收集證據時,不得少于2人,應當向當事人或者有關人員出示執法證件、表明身份、說明事由,并告知其相應的權利與義務。

    第十七條  行政執法人員對當事人或者有關人員進行調查詢問的,應當制作調查筆錄。筆錄應當交被調查人核對,確認筆錄無誤后,由調查人和被調查人共同簽名或蓋章。被調查人拒絕簽名或者蓋章的,行政執法人員應當在筆錄中注明。

    第十八條 行政執法人員與當事人有直接利害關系的,應當回避。行政執法人員的回避,由所在行政執法機關負責人決定。回避決定作出之前,行政執法人員不停止對案件的調查處理。

    第十九條  行政執法機關對與案件有關的物品或者現場進行勘驗檢查取證的,應當事先通知當事人或者其代理人到場,并制作現場勘驗檢查筆錄。當事人或者其代理人拒不到場的,應當邀請其他與案件無利害關系的人員作為見證人,并在勘驗檢查筆錄中注明情況,法律、法規另有規定的除外。

    勘驗檢查筆錄應當記明勘驗檢查的時間、地點、內容、在場人員,經當事人或者其代理人核實后,由執法人員、勘驗檢查人、當事人或者其代理人、見證人簽名或者蓋章。當事人或者其代理人對記錄有異議或者拒絕簽名的,應當注明。

    第二十條  勘驗物證或者現場的時候,應當有兩名或者兩名以上行政執法人員到場,共同指揮勘驗,可以聘請專業人員到場,協助勘驗工作。

    第二十一條  行政執法人員可以詢問當事人或者證人。詢問應當個別進行,詢問時應當制作《調查筆錄》。《調查筆錄》應當交被詢問人核對,對沒有閱讀能力的,應當向其宣讀。記錄有誤或者遺漏的,應當允許被詢問人更正或者補充,并要求其在修改處捺指印或蓋章。被詢問人確認筆錄無誤后,應當要求被詢問人在筆錄上逐頁簽名。對拒絕簽名的,行政執法人員應當在筆錄中注明。

    第二十二條  當事人或者證人請求自行提供書面材料的,應當準許。行政執法人員收到書面材料后,應當在首頁注明收到日期,并簽名。

    第二十三條  行政執法人員在證據可能滅失或者以后難以取得的情況下,經所在行政執法機關負責人批準,可以先行登記保存,并應當在七日內及時作出處理決定,在此期間,當事人或者有關人員不得銷毀或者轉移證據。

    先行登記保存有關證據時,應當當場清點。由當事人和行政執法人員在《證據登記保存通知書》簽名,并當場交付當事人。

    第二十四條  行政執法機關在查處違法行為時,需要有關單位提供相關資料以及認定違法行為和非法物品等執法協助的,應當出具書面文書材料。

    第二十五條  行政執法機關在調查取證過程中,需對物品進行常規性抽樣檢測時,應依照常規抽檢規定的數量和頻次進行。依法需要進行臨時性抽樣檢測的,應出具抽樣檢測通知書,抽檢樣品數量應當以合理為限。抽樣檢測后,應將抽檢結果書面告知當事人。被抽檢后的物品仍有使用價值的,應退回當事人。

    第二十六條  在調查取證中需要采取相應行政強制措施的,應按照《中華人民共和國行政強制法》有關規定辦理。

    第二十七條  在調查取證過程中涉及專業性問題的,應當由法定部門鑒定或者評估,并出具鑒定、評估結論,簽名和加蓋部門印章。

    第二十八條  在調查取證過程中,當事人有權進行陳述與申辯,行政執法機關對其陳述與申辯應當如實記錄。行政執法機關不得因當事人申辯而加重處罰。

    第二十九條  當事人有權對行政執法人員提出回避申請。對駁回申請回避的決定,當事人可以再申請一次。行政執法機關應當對駁回申請回避決定作理由說明。

    第三十條  當事人有權對調查筆錄、勘驗檢查筆錄等提出異議,對記錄不實的筆錄有權拒絕簽名或者蓋章。

    第三十一條  行政執法人員應當對收集的證據材料進行合法性、真實性、關聯性審查;不得以違反法律強制性規定的方法或者嚴重違反法定程序收集證據材料;不得以偷拍、偷錄、竊聽等手段獲取侵害他人合法權益的證據材料;不得以利誘、欺詐、脅迫、暴力等不正當手段獲取證據材料。

    第三十二條  在調查、收集過程中需要查封、扣押物品的,應相應制作《扣押物品清單》、《查封物品清單》,記明財物的名稱、種類、規格、數量和完好程度等,由行政執法人員和當事人簽名。清單由行政執法機關和當事人各執一份。當事人拒不到現場或者拒絕在清單上簽名的,由行政執法人員在清單上注明情況;當事人拒不接受清單的,由行政執法人員交回所在行政執法機關保存。

    行政執法機關對查封、扣押不宜長期保存的物品,應當及時采取必要的處置措施。

    退還查封、扣押的財物時,當事人憑清單進行驗收。行政執法機關應當妥善保管查封、扣押的財物,不得使用或者損毀;造成損失的,應當承擔賠償責任。

第四章  證據的審核和認定

    第三十三條  行政執法人員可以依照下列原則,判定數個證據對同一事實的證明力:

    國家機關、其他職能部門依職權制作的公文書證的證明力一般大于其他書證;

    鑒定意見、現場勘驗檢查筆錄、檔案材料或者經過公證、登記的書證,其證明力一般大于其他書證、視聽資料和證人證言;

    原始證據的證明力一般大于傳來證據;

    直接證據的證明力一般大于間接證據;

    證人提供的對其有親屬關系或者其他特定關系的當事人有利的證言,其證明力一般低于其他證人證言;

    有數個證人證言的,應根據不同證人的自身情況、對案件事實的了解程度等,結合案情進行綜合分析認定;

    原件、原物優于復制件、復制品;

    數個種類不同、內容一致的證據優于一個孤立的證據。

    第三十四條  行政執法人員對調查取證的證據,可以從以下方面進行審核認定:

    證據的內容是否真實;

    證據取得方式是否合法;

    證據的形式、來源是否合法;

    證據與案件事實是否相關;

    是否有影響證據效力的其他違法情形或影響證據真實性的其他因素。

    第三十五條  有下列情形之一的證據,除當事人有相反證據足以推翻外,一般無須審查,可以直接作為認定事實的依據:

    (一)根據已知事實能推定出的另一個事實;

    (二)被已發生法律效力的法院的裁判文書和仲裁機構裁決文書所確定的與本案有關聯的事實;

    (三)經過法定程序公證證明的行為、事實和文書;

    (四)國家機關、其他職能部門在其職權范圍內制作的公文書證;

    (五)眾所周知的事實;

    (六)自然規律及定理。

第五章  附  則

    第三十六條  本指南由廣西壯族自治區住房和城鄉建設廳負責解釋。

    第三十七條  本指南自印發之日起施行。

   

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